Wo wird ein Handelsregisterauszug benötigt?
Handelsregisterauszüge werden vor allem von Gesellschaften, Firmen oder sonstigen Unternehmen – wie der Aktiengesellschaft (AG), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), Unternehmensgesellschaft (UG), Eingetragene Vereine (e.V.) und Partnerschaften (PartG) – immer wieder benötigt: Sie sind wichtig, wenn eine im Handelsregister eingetragene Gesellschaft nach Außen auftritt (etwa um Geschäftsbeziehungen aufzunehmen). Sie sind also vergleichbar mit dem Personalausweis bei einer natürlichen Person, der als Identitätsnachweis dient.
Sobald Sie die Selbständigkeit beginnen, benötigen Sie häufig gleich mehrfach aktuelle Handelsregisterauszüge und/oderähnliche Dokumente wie den „chronologischen Handelsregisterauszug“.
1. Eröffnung eines Bankkontos
Der erste Schritt nach der Gründung bzw. Beurkundung einer Kapitalgesellschaft ist der Weg zu der Sparkasse bzw. einer Bank. Wenn Sie sich z. B. für die Rechtsform „GmbH“ entschieden haben, müssen Sie die Stammeinlage auf ein Konto, welches ausschließlich für die Gesellschaft – als juristische Person – eröffnet wird, zur Einzahlung bringen. Da Ihre Gesellschaft sofort nach der Gründung nicht ins Handelsregister eingetragen wird und somit rechtlich noch nicht existenz ist, eröffnet die Sparkasse oder die Bank das Konto als i.Gr. („in Gründung“). Sobald das Registergericht die Eintragung vollzogen hat und dies zur Veröffentlichung gebracht worden ist, müssen Sie der Bank zum Nachweis einen aktuellen Handelsregisterauszug vorlegen.
2. Der (Miet)-Vertrag
Nachdem Sie das Konto eröffnet haben, suchen Sie sich möglicherweise Büroräumlichkeiten. Auch Ihr zukünftiger Vermieter, verlangt zumeist zwecks Legitimationsnachweis der Gesellschaft einen aktuellen Auszug aus dem Handelsregister. Das betrifft natürlich nicht nur einen etwaigen Mietvertrag, sondern bezieht sich auf jedes Rechtsgeschäft wie z.B. Handyvertrag, Bestellungen im Internet oder einer ggf. zwingend vorgeschriebenen Versicherung.
3. Registrierung bei Behörden (Finanzamt)
Wenn Sie eine Rechnung schreiben, wird zwingend eine Steuernummer benötigt. Sie können für Ihre Kapitalgesellschaft nicht Ihre eigene Steuernummer verwenden. Nach der Abgabeordnung (AO) müssen Sie die Gesellschaft innerhalb von 4 Wochen beim zuständigen Finanzamt anmelden. Hierzu müssen Sie einen „Fragebogen zur steuerlichen Erfassung“ ausfüllen oder durch Ihren Steuerberater ausfüllen lassen. Unter Punkt 1.7. des Fragebogens müssen Sie Angaben zum Gesellschaftervertrag bzw. zur Satzung und der Eintragung ins Handelsregister machen. Einige Finanzämter benötigen als Nachweis der Eintragung ins Handelsregister und insbesondere des Stammkapitals und des gesetzlichen Vertreters sowohl einen aktuellen Handelsregisterauszug als auch den Gesellschaftervertrag.
4. Fördermittel
Es gibt zahlreiche Fördermittel für Existenzgründer die vom Staat oder von Aufbaubanken bereitgestellt werden. Bei der Beantragung eines Fördermittels müssen Sie sich als Empfänger ordnungsgemäß legitimieren. Auch diesbezüglich benötigt die Aufbaubank von Ihrer Gesellschaft einen aktuellen Handelsregisterauszug.
5. Öffentliche Ausschreibung
Sobald ein Vergabeverfahren für eine Auftragsvergabe läuft und Sie als Gesellschaft der Aufforderung ein Angebot abzugeben nachkommen wollen, benötigen Sie einen aktuellen Handelsregisterauszug, um dem Auftraggeber (in der Regel eine Kommune, Behörde oder sonstige Anstalt des öffentlichen Rechts) den Nachweis zu erbringen, dass Ihre Gesellschaft existiert. Einige Auftraggeber verlangen sogar von den Auftragnehmern, sich ins Handelsregister eintragen zu lassen: Erfolgt keine Eintragung, ist die Firma auszuschließen (Vgl. VK Bund, Beschluss vom 30.09.2016, VK 1 – 86 / 16, Datenbank VergabePortal, Zugriff am 5.2.2020).
Sie können jederzeit über das Formular einen aktuellen Handelsregisterauszug online bestellen.