Wo wird ein Handelsregisterauszug benötigt?
Wo wird ein Handelsregisterauszug benötigt? 5 wichtige Fälle
Wo wird ein Handelsregisterauszug benötigt – typische Anwendungsfälle
Ein Handelsregisterauszug wird von Gesellschaften und Unternehmen regelmäßig benötigt, sobald diese nach außen auftreten. Dazu zählen unter anderem die Aktiengesellschaft (AG), Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH), Unternehmergesellschaft (UG), eingetragene Vereine (e.V.) sowie Partnerschaften (PartG).
Der Handelsregisterauszug dient als offizieller Nachweis der Existenz und Identität eines Unternehmens. Er ist vergleichbar mit dem Personalausweis einer natürlichen Person und wird immer dann verlangt, wenn Geschäftsbeziehungen aufgenommen oder rechtliche Verpflichtungen eingegangen werden.
Bereits zu Beginn der Selbstständigkeit benötigen Unternehmen häufig mehrfach einen aktuellen oder chronologischen Handelsregisterauszug.
1. Eröffnung eines Bankkontos
Nach der Gründung einer Kapitalgesellschaft ist die Eröffnung eines Geschäftskontos bei einer Bank oder Sparkasse erforderlich. Entscheiden Sie sich beispielsweise für die Rechtsform der GmbH, muss die Stammeinlage auf ein ausschließlich für die Gesellschaft geführtes Konto eingezahlt werden.
Da die Gesellschaft vor der Eintragung in das Handelsregister rechtlich noch nicht vollständig besteht, wird das Konto zunächst als „i. Gr.“ (in Gründung) geführt. Nach der erfolgten Eintragung verlangt die Bank zur Legitimation einen aktuellen Handelsregisterauszug.
2. Abschluss von Miet- und sonstigen Verträgen
Bei der Anmietung von Büroräumen oder Geschäftsräumen verlangen Vermieter regelmäßig einen Handelsregisterauszug als Legitimationsnachweis der Gesellschaft. Dies gilt nicht nur für Mietverträge, sondern auch für weitere Rechtsgeschäfte wie:
- Mobilfunk- und Internetverträge
- Versicherungsverträge
- Online-Bestellungen im Geschäftsverkehr
3. Registrierung bei Behörden (Finanzamt)
Um Rechnungen ausstellen zu können, benötigt eine Kapitalgesellschaft eine eigene Steuernummer. Die Anmeldung beim zuständigen Finanzamt muss gemäß Abgabenordnung innerhalb von vier Wochen erfolgen.
Hierzu ist der Fragebogen zur steuerlichen Erfassung auszufüllen. In diesem müssen Angaben zur Satzung, zum Gesellschaftsvertrag sowie zur Eintragung im Handelsregister gemacht werden. Viele Finanzämter verlangen zusätzlich einen aktuellen Handelsregisterauszug, insbesondere zum Nachweis des Stammkapitals und der vertretungsberechtigten Personen.
4. Beantragung von Fördermitteln
Existenzgründer und Unternehmen können verschiedene staatliche Fördermittel oder Programme von Förder- und Aufbaubanken beantragen. Für die ordnungsgemäße Legitimation des Antragstellers ist in der Regel ein aktueller Handelsregisterauszug erforderlich.
5. Teilnahme an öffentlichen Ausschreibungen
Bei der Teilnahme an öffentlichen Vergabeverfahren müssen Unternehmen häufig ihre Existenz und Rechtsform nachweisen. Auftraggeber wie Kommunen oder öffentliche Einrichtungen verlangen hierfür regelmäßig einen aktuellen Handelsregisterauszug.
In bestimmten Fällen ist die Eintragung im Handelsregister sogar zwingende Voraussetzung für die Teilnahme am Vergabeverfahren. Erfolgt keine Eintragung, kann das Unternehmen vom Verfahren ausgeschlossen werden.
Handelsregisterauszug online bestellen
Sie können jederzeit über das Formular einen aktuellen Handelsregisterauszug online bestellen. Der Auszug steht Ihnen in der Regel kurzfristig zur Verfügung und kann direkt für Banken, Behörden oder Geschäftspartner verwendet werden.
Viele Unternehmer fragen sich: Wo wird ein Handelsregisterauszug benötigt und in welchen Situationen er verpflichtend vorzulegen ist.